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Accounting assistant (H/F)

Position ID : RU-1708-080
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Job type

Company :
Axens
Contract :
CDI
Activity :
Finance
Location :
France - Rueil Malmaison

description

CONTEXTE & MISSION

Au sein de notre département finance vous assistez l’équipe comptable ainsi que le directeur financier (Executive Vice President Chief Financial Officer, Finances, Purchasing & IT Division).

L’équipe comptable pour la prise en charge du traitement et paiement des notes de frais, et le directeur financier dans la planification de son agenda.

ACTIVITES PRINCIPALES

  • Traitement des Notes de Frais
  • Prise en charge, vérification et validation comptable des notes de frais dans le logiciel dédié Cleemy puis, intégration automatique de celle-ci dans SAP pour et paiement par virement tous les quinze jours, comptabilisation et paiement des factures de billetteries voyages (sur relevé à décrypter par décade et prélèvement) ainsi que factures des locations de voiture (facture nominative à échéance)
  • Supervision des pratiques : suivi des frais professionnels de l’établissement de Rueil et de Solaize, imputation analytique et comptable des notes de frais, en fonction de la politique voyage d’Axens, vérification et alerte sur les mauvaises imputations (TVA, éléments OTP, etc…)
  • Classement et archivage des documents (Notes de Frais)
  • Création des demandes d’achats, des commandes et réceptions concernant le Finance Division dans SAP.
  • Création, modification des Fiches salariés dans SAP pour comptabilisation des Notes de frais
  • Mensuellement, transmission du fichier nominatif des paiements des notes de frais auprès de la Human Ressources Division
  • Circularisations, fournisseurs, clients, banques et avocats en fin d’année pour les commissaires aux comptes.

Autres missions :

  • Gestion de l’agenda de l’Executive Vice President Chief Financial Officer, Finances, Purchasing & IT Division
  • Back-up de l’assistante du CEO
  • Organisation des réunions pour la Finance Division
  • Mise à jour dans le portail des éléments financiers
  • Organisation des déplacements / missions du Finance Division auprès de l’agence de voyage.
  • Gestion du courrier arrivé et assurer sa diffusion au sein de la Finance Division
  • Emission, auprès de l’IT Department, des demandes de création de compte pour les nouveaux arrivants à la Finance Division
  • Participation projet (Selon avancé du projet) Participation à la rédaction du cahier des charges (besoins, contraintes, fonctionnalités, reporting
  •  Contribuer à mise en place du nouveau système de gestion des notes de frais

PROFILE & SKILLS REQUIRED

Education :

Un niveau Bac+2

Experience :
  • Assistante confirmée, avec une expérience significative en tant qu’assistante comptable
     
Skills :
  • Maitrise des outils de bureautique courants (Word, Excel, Powerpoint, internet, messagerie Outlook) ainsi que les logiciels comptables (SAP et Cleemy sont un plus)
  • Bon niveau d’anglais à l’oral comme à l’écrit pour pouvoir dialoguer avec les collaborateurs étrangers et les filiales.


APTITUDES ASSOCIEES

Notre futur (e) assistant (e) aura le sens de l’organisation et sera méthodique. Il/Elle aura la capacité à gérer les priorités et saura s’adapter face aux urgences. En tant que Business Partner il/elle aura le sens du service associé à un bon relationnel et saura se rendre disponible. Conscient(e) des impératifs liés à ses fonctions, il/elle aura un sens de la confidentialité avéré.

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